Ágil Recepção Clínica, para clínica ou consultório com recepção

A conta do Ágil Recepção Clínica, linha a linha

Ágil Recepção Clínica, para clínica ou consultório com recepção própria. A secretária faz muito mais que marcar consulta e continua no lugar dela: a assistente atende com o nome dela, consulta a agenda real do médico, combina o horário com o paciente e a secretária lança na agenda e confirma. Aqui está o que é, quanto o cliente paga, quanto sai por mês e quanto sobra. Toda soma está aberta, e cada linha diz se é número verificado ou estimativa.

Ver como funciona na prática

O que tem aqui dentro

Da explicação do serviço até a conta aberta. As nove primeiras respondem o que é; as nove seguintes, quanto custa e quanto sobra. A última traz a proposta que vai ao médico.

O problema que o médico tem hoje

Antes de qualquer número: é este buraco que a agência vende para tapar.

Uma pessoa manda mensagem no WhatsApp da clínica às nove da noite de um sábado. A secretária só vê na segunda de manhã. Quando responde, a pessoa já marcou em outro lugar — quem procura médico raramente escreve para um consultório só.

Outra pergunta o preço, recebe o valor e some. Ninguém volta nela. Três dias depois ela não lembra mais do nome da clínica.

Isso não é desleixo da equipe. A secretária atende o telefone, atende a recepção, atende o paciente que está de pé na frente dela — e ainda o WhatsApp. Lembrar de quem sumiu há três dias é a primeira coisa que cai do dia. Qualquer pessoa no lugar dela faria igual.

E há um terceiro buraco, que é o mais caro: no fim do mês ninguém sabe quantas pessoas procuraram a clínica. Nem quantas foram respondidas, nem quantas marcaram. O médico paga anúncio e não tem como saber o que aconteceu depois que a mensagem chegou.

Não é suposição — é o que os clientes da agência respondem

Um médico da carteira, perguntado quantos dos 19 contatos de agosto viraram consulta: "Ele não sabe dizer."

Outro, perguntado sobre a contagem de conversas que chegam à recepção: "Não tenho como saber."

E o quarto: o médico não sabe qual é o perfil do paciente que fecha com ele. Idade, profissão, bairro, se decide sozinho ou com a família: nada disso é anotado, então ninguém consegue dizer que tipo de pessoa vira paciente. E o anúncio continua mirando todo mundo igual.

Os quatro buracos, em uma linha cada

Quem escreve fora do horário não é respondido — e vai embora.
Quem pergunta o preço e some não recebe retorno — e é esquecido.
Ninguém conta nada — e por isso ninguém sabe o que está funcionando.
O médico não sabe identificar o perfil do paciente ideal — e o anúncio não tem como ir atrás de mais gente assim.

O que a gente vende

A frase que resume tudo, para poder ser repetida sem consultar o documento.

O nome do serviço é Ágil Recepção: um pacote de captação de pacientes. Junta num preço só os anúncios no Google, no YouTube e no Meta, a assistente que atende no WhatsApp e o CRM, que é o sistema onde fica a ficha de cada paciente.

Uma assistente no WhatsApp e no Direct do Instagram da clínica, que responde na hora, tira as dúvidas e combina o horário com o paciente — mais o site do consultório, o Processo de Follow-up, o perfil do paciente ideal e um painel onde o médico acompanha os números.

São sete entregas, e elas só funcionam juntas:

O que o cliente recebe, e qual dos quatro buracos cada peça tapa. **Tudo nesta tabela está dentro da mensalidade** — não há item cobrado à parte.
A entrega	O que é, em português	Tapa qual buraco
A assistente	A IA de atendimento, ligada ao WhatsApp e ao Direct do Instagram do consultório. Responde a qualquer hora, entende texto e áudio, tira as dúvidas, consulta a agenda real do médico e combina o horário. Atende com o nome da secretária (seção 5).	O de não responder fora do horário
O site do consultório	Uma página com o que a clínica atende, quem atende, onde fica e como marcar, hospedada na Cloudflare, fora do GoHighLevel. É por ela que o anúncio passa, e é ela que registra de qual anúncio cada paciente veio.	O de não saber de onde a pessoa veio
O Processo de Follow-up	Mensagens combinadas que voltam em quem conversou e não marcou, lembram quem marcou e acompanham quem consultou, com assunto novo a cada vez — nunca a mesma cobrança repetida (seção 6).	O de ninguém voltar em quem sumiu
O painel do médico	Uma tela com os números do mês, que ele abre quando quiser e no período que quiser.	O de ninguém contar nada
Os anúncios	A gestão do tráfego pago no Google, no YouTube e no Meta (Facebook e Instagram), os três juntos: montar as campanhas, acompanhar todo dia e ajustar o que não funciona. É o serviço que a agência já vende hoje por R$ 1.200 por mês, e aqui ele entra dentro do mesmo preço, sem cobrança separada. Por fora fica só a verba, que o médico paga direto às plataformas.	É o que faz a pessoa chegar — sem ele, não há conversa para atender
O perfil do paciente ideal	As respostas que a assistente colhe na conversa (idade, profissão, bairro, se decide sozinho) cruzadas com quem de fato fechou. Mostra que tipo de paciente mais fecha com aquele médico e em quantos dias ele decide, e devolve isso aos anúncios, que se ajustam sozinhos. Detalhe na seção 7.	O de não saber o perfil do paciente ideal
O treinamento	Um treinamento on-line, dado pelo Alexandre, para a secretária: como usar o CRM e o painel. É gravado no Zoom e a gravação fica disponível para consulta, para não precisar ser repetido.	Garante que o sistema seja usado desde o primeiro dia

Os dois planos, e para quem cada um é vendido

Ágil Recepção Clínica — para clínica ou consultório com recepção. É vendido à clínica, não ao médico. A secretária faz muito mais que marcar consulta (recebe o paciente, cuida de exame e laudo) e continua no lugar dela: a assistente conduz a conversa com o nome dela, consulta a agenda real do médico e oferece o horário livre; depois passa para a secretária, que agenda de fato e confirma.

Ágil Recepção Médico — para o médico autônomo. O médico que atende em clínica de terceiros ou em consultório compartilhado, sem secretária própria, e que tende a ser a maior parte da carteira. Não há para quem entregar: a própria assistente marca o horário na agenda, sozinha, dentro de regras que o médico assina antes. É o outro plano; este documento é o do Ágil Recepção Clínica.

Em miúdos — o que NÃO se promete

Não se promete paciente. O contrato promete atendimento: resposta na hora, informação certa, retorno em quem some e um retrato do mês. Quantidade de paciente depende da agenda do médico, do preço dele e da praça — coisas que não estão na nossa mão, e prometer isso seria vender o que não se controla.

Duas formas de apresentar o mesmo serviço

O pacote é um só. O que muda é o que vai na frente da conversa, conforme o tipo de médico:

Médico de volume (consulta, oftalmologia): o valor é não perder paciente. Quem escreve é respondido a qualquer hora, e quem some recebe retorno. E ele também quer saber o perfil do paciente ideal: é o que faz o anúncio trazer mais gente que marca e comparece.
Cirurgia de alto valor (é o caso do Dr. Caio): o valor é receber o paciente certo. Ele disse com todas as letras que velocidade não é valor para ele, porque o paciente dele sabe que precisa dele e espera. O que ele quer é saber quem fecha. Para esse médico, o perfil do paciente ideal vai na frente (seção 7).

Nos dois casos o perfil do paciente ideal está na conversa. Muda só a ordem: no de volume ele vem depois do "não perder paciente"; no de alto valor, vem primeiro.

As peças por trás, e o que cada nome significa

Os nomes que vão aparecer na fatura e nas conversas internas, cada um explicado uma vez.

GoHighLevel, ou GHL

É a plataforma que a agência assina, e é onde tudo roda: a assistente que responde no WhatsApp e no Direct do Instagram, o CRM com as fichas, as automações que disparam as mensagens e a base que alimenta o painel do médico. É um programa só, contratado uma vez pela agência.

E é a linha de custo maior. O ponto que importa para a conta: a agência paga UMA assinatura e atende VÁRIAS clínicas dentro dela. Cada clínica ganha um espaço separado, que não enxerga o das outras. É por isso que o segundo e o terceiro cliente custam tão pouco a mais — eles entram no mesmo prédio, só ocupam outro apartamento.

CRM

É a sigla de gestão de relacionamento com o cliente, e em português direto significa: uma ficha para cada pessoa que procurou a clínica, e a etapa em que ela está. Chegou · foi respondida · recebeu o preço · marcou · compareceu.

Hoje isso não existe em nenhuma clínica da carteira. As conversas moram numa caixa de mensagens de celular: chegam, sobem, descem e somem. Ninguém consegue olhar e dizer quantas pessoas estão paradas em cada etapa.

É o CRM que torna possível responder "quantos viraram consulta" — a pergunta que hoje nenhum médico da carteira sabe responder.

Quem acessa o CRM: a secretária, que vê ali as conversas e a ficha de cada paciente, lança o agendamento e marca o desfecho, e a agência. O médico não precisa entrar: acompanha pelo painel.

A assistente e a automação: duas coisas diferentes

A assistente é a IA de atendimento. Ela conversa: lê ou ouve o que a pessoa mandou, entende, responde, tira dúvida e combina o horário. Só age quando a pessoa escreve.

A automação é uma regra fixa, escrita uma vez e executada sozinha, para sempre. Ela não conversa: só dispara uma mensagem na hora certa. Do tipo: "se a pessoa não respondeu em 1 dia, mande esta mensagem". É ela que faz o Processo de Follow-up acontecer sem depender de alguém lembrar, que é justamente o que falha hoje.

Como as duas se encontram: a automação manda a mensagem de follow-up; se a pessoa responde, a automação para e a assistente retoma a conversa de onde parou.

O painel

É uma tela construída pela agência, fora da plataforma, que lê os números do CRM e os mostra para o médico. Ele abre pelo celular ou pelo computador, escolhe o período e vê os números. É por isso que o médico pode acompanhar tudo sem nunca entrar no sistema.

Como isso se liga à conta de custos

Cada peça acima aparece como uma linha na tabela da seção 11: o plano da assistente, a linha de WhatsApp, o processamento das conversas, as mensagens enviadas e os avisos que alimentam o painel. Nenhuma linha daquela tabela é abstrata — cada uma corresponde a uma das coisas descritas aqui.

O que a Ágil constrói por conta própria (fora do GoHighLevel)

O GoHighLevel entrega pronto o que é igual em qualquer clínica. Seis peças ficam de fora, e quem faz é a própria Ágil, com os times de IA dela.

Abaixo, uma por uma: o que é, para que serve, quem constrói, em que pé está e quanto custa, quando custa.

1 · Banco de dados da Ágil

O que é: um arquivo organizado, só da Ágil, guardado num servidor próprio na Cloudflare (a empresa que aluga a máquina onde ele fica). Cada vez que a ficha de um paciente muda no GoHighLevel (agendou, consultou, fechou, desistiu), uma cópia chega a ele.

Para que serve: guardar o histórico de todos os pacientes de cada médico. É a base das peças 2, 3 e 4: sem ele, nenhuma das três funciona.

Quem constrói: Engenheiros 10x, o time de IA de engenharia da Ágil (agentes de IA que escrevem, testam e mantêm os sistemas da agência).

Situação: já existe. É a mesma estrutura que a agência usa hoje para rastrear as conversas dos clientes.

Custo: cada aviso que o GoHighLevel manda para o banco custa US$ 0,01. É a linha "Avisos que alimentam o painel" da seção 11: R$ 47,90 por clínica por mês. É estimativa: quantos avisos cada conversa gera ainda não foi medido, e a primeira clínica mede.

2 · Painel do médico

O que é: uma página na internet, só dele, com os números reais do atendimento.

Para que serve: o médico abre quando quiser, escolhe o período e vê quantos chegaram, em que etapa cada um está, quantos fecharam, qual é o perfil do paciente que mais fecha com ele e quantos dias, em mediana, o paciente leva para decidir. Tudo isso sem acesso ao sistema.

O que ele nunca mostra: conteúdo de conversa ou dado de saúde. Só contagens, etapas e o perfil do paciente ideal somado por característica, como manda a LGPD, a lei de proteção de dados pessoais.

Quem constrói: Marketing Squad Extremo (MSE), o time de IA de marketing da Ágil (agentes de IA que produzem texto, página, criativo e relatório).

Situação: a construir.

3 · Análise do perfil ideal

O que é: uma conta que roda sozinha, toda semana, em cima do banco de dados.

Para que serve: cruza as respostas de perfil (idade, profissão, bairro, se decide sozinho) com o desfecho de cada paciente e calcula quantos fecham em cada característica. É ela que monta a tabela da seção 7 e calcula os tempos da jornada do paciente. E marca como "prioridade" o paciente novo que chega com o perfil ideal.

Quem constrói: Engenheiros 10x, o time de IA de engenharia da Ágil.

Situação: a construir.

4 · Segunda via de envio das vendas para os anúncios

O que é: um segundo caminho para avisar a Meta e o Google de quem fechou.

Para que serve: o GoHighLevel já manda esse aviso sozinho. O banco de dados da Ágil manda o mesmo aviso ao mesmo tempo, como garantia: se uma via falhar, a outra entrega. É esse aviso que ensina os anúncios a procurar gente parecida com quem fecha.

Quem constrói: Engenheiros 10x, o time de IA de engenharia da Ágil.

Situação: a construir.

5 · Ponte com a agenda do sistema da clínica

O que é: uma ligação entre a assistente e o sistema de agenda da clínica, como o Amigo.

O que é o Amigo: o Amigo (Amigo Clinic) é um sistema de gestão de clínica, com prontuário eletrônico, agenda e financeiro, usado por muitas clínicas e consultórios. É, por exemplo, onde fica a agenda do Dr. Caio Pina na clínica em que ele atende.

Para que serve: vale para clínica cuja agenda fica no Amigo e não no Google Agenda. Com a ponte, a assistente enxerga os horários livres de verdade, e a secretária lança o agendamento no próprio Amigo.

Quem constrói: Engenheiros 10x, o time de IA de engenharia da Ágil.

Situação: depende do Amigo. Ele dá acesso a empresas parceiras, mas não ao público, e a ponte só sai se liberarem. Enquanto ela não existir, a condição é a agenda do médico estar também no Google Agenda, porque a assistente só pode oferecer horário que ela enxerga (seção 5).

6 · Site do consultório

O que é: a página do consultório, com o que ele atende, quem atende, onde fica e como marcar.

Onde fica: na Cloudflare, no servidor da Ágil, e não dentro do GoHighLevel. Assim o site não depende do GoHighLevel: se um dia a plataforma mudar, o site continua no ar.

Para que serve: é por ele que o anúncio passa. Quando a pessoa clica, o site registra de qual anúncio ela veio e leva essa informação até a ficha dela no CRM. Com isso, o perfil de quem agenda fica ligado ao anúncio que trouxe cada um, e é esse perfil que volta para o Google, a Meta e o YouTube, para as campanhas buscarem mais gente assim (seção 7).

Quem constrói: Marketing Squad Extremo (MSE), o time de IA de marketing da Ágil.

Situação: a construir por consultório, na montagem.

Por que essas peças ficam com a Ágil

Qualquer agência pode assinar o GoHighLevel. O banco de dados, o painel, a análise do perfil, a segunda via, a ponte com a agenda e o site, não: são feitos aqui, e é isso que diferencia o serviço. São também o que o médico perde se sair. O painel deixa de abrir, o perfil para de ser calculado e o histórico fica com a Ágil.

Por que usar o GoHighLevel, e não construir um sistema próprio

A pergunta que um sócio faz antes de a agência depender de um programa americano.

A pergunta: vale mais usar o GoHighLevel, um sistema pronto que já junta a assistente no WhatsApp e o CRM, ou a Ágil construir um sistema próprio do zero, com o Engenheiros 10x, o time de IA de engenharia da Ágil?

O que o serviço precisa, e como cada caminho entrega.
O que o serviço precisa	No GoHighLevel	Num sistema próprio
A assistente atendendo no WhatsApp, e o CRM onde a secretária acompanha os pacientes	Pronto para usar hoje.	Meses para construir e testar: a conexão oficial com o WhatsApp, a assistente, o CRM e a tela da secretária.
Atender também no Direct do Instagram	Pronto: o Instagram entra na mesma caixa de conversas do WhatsApp, e a assistente responde nos dois.	Mais uma conexão a construir.
Entender áudio e responder	Pronto: a assistente transcreve o áudio do WhatsApp e do Instagram e responde por escrito. A qualidade em português será conferida no teste, até 18/10.	Teria que construir a transcrição.
A agenda	Conecta direto com o Google Agenda, que é o recomendado. A assistente vê os horários livres; com secretária, combina o horário e ela lança; sem secretária, marca sozinha.	Teria que construir essa conexão.
Reativar a base de pacientes antigos	Pronto: importa a lista de contatos antigos e dispara, por automação, mensagens aprovadas pelo WhatsApp para trazer de volta quem parou (seção 6, etapa 4).	Precisa ser construído.
As perguntas do perfil gravadas na ficha (idade, profissão, quem decide)	A assistente grava direto os dados básicos (nome, telefone, e-mail). Os campos novos que a Ágil cria passam por uma automação do próprio GoHighLevel. A confirmar no teste, que vai até 18/10.	Grava do jeito que quisermos, mas precisa ser construído.
Mandar para a Meta e o Google quem fechou, para os anúncios acharem gente parecida	Já faz sozinho: é um recurso do próprio sistema.	Precisa ser construído.
A análise do perfil ideal e o painel do médico	Nos dois caminhos, feitos pela Ágil, no servidor e no banco de dados que a agência já tem.

A agenda presa em sistema de clínica

Agenda que fica no sistema de uma clínica (o Amigo, por exemplo) não conecta em nenhum dos dois caminhos sem uma ponte feita pela Ágil, e só se o Amigo liberar o acesso. Até lá, a agenda do médico precisa estar também no Google Agenda.

O que a tabela mostra

O que é difícil, a agenda presa em sistema de clínica e a análise do perfil, é trabalho da Ágil nos dois caminhos.

O sistema próprio não resolve isso de graça. E ainda obrigaria a Ágil a construir e manter todo o resto (WhatsApp oficial, assistente, CRM, tela da secretária), com cerca de 40 clientes para atender ao mesmo tempo.

O GoHighLevel entrega pronto o que é comum, e a Ágil põe o tempo no que diferencia o serviço: o perfil ideal e o painel.

Decisão recomendada

Piloto com o GoHighLevel no consultório do Dr. Jorge, dentro do teste que vai até 18/10.
Os times de IA da Ágil constroem só o que fica fora do GoHighLevel: o Engenheiros 10x faz a análise do perfil ideal, a segunda via de envio das vendas para os anúncios e, se o Amigo liberar, a ponte com a agenda dele; o Marketing Squad Extremo (MSE) faz o painel do médico e o site, hospedado na Cloudflare.
A ideia de sistema próprio volta à mesa depois de 3 a 5 clínicas atendidas, e só se alguma limitação do GoHighLevel travar o serviço ou se o custo por clínica passar do que a conta aguenta.

Como funciona, do começo ao fim

O caminho inteiro de uma pessoa, do clique no anúncio até depois da consulta.

Antes da consulta

A pessoa vê o anúncio e clica.
Cai no site do consultório, onde vê o que a clínica atende, quem atende e onde fica. Dali vai para o WhatsApp com um toque. O anúncio passa pelo site de propósito: é o site que registra de qual anúncio veio cada paciente. Quem preferir chama no Direct do Instagram, e a assistente atende do mesmo jeito.
A assistente responde na hora — de madrugada, no fim de semana, no feriado. Ninguém espera o expediente abrir.
Ela pergunta o que precisa saber: particular ou convênio, se é a primeira vez, que turno a pessoa prefere, e as perguntas do perfil do paciente ideal combinadas com aquele médico (seção 7). Uma pergunta por mensagem, nunca um interrogatório.
Informa o preço por escrito, sempre, com o contexto junto: quanto dura a consulta, o que inclui, o retorno e as formas de pagamento. Se a pessoa mandar áudio, a assistente ouve, entende e responde, como faria com uma mensagem escrita. Nada de mandar o áudio para a equipe ouvir: isso sobrecarregaria a recepção e quebraria o atendimento.
Na hora de marcar, ela oferece o horário livre e passa para a secretária, que agenda de fato. A assistente consulta a agenda real do médico, oferece dois horários livres e a pessoa escolhe um. A resposta sai na primeira pessoa, como a própria secretária escreveria: "Prontinho, Maria! Separei aqui pra você quinta, às 14h, com o Dr. Caio. Daqui a pouco te mando a confirmação com o endereço e o que levar." Para o paciente, a consulta está marcada. A conversa chega à secretária com o resumo do que foi combinado; ela agenda de fato e manda a confirmação, na mesma conversa e com o mesmo nome. A assistente não agenda neste plano.

A agenda: a assistente sempre consulta a agenda real

Nos dois planos, a assistente só oferece horário que ela enxerga livre na agenda do médico. Para o paciente, o que foi combinado na conversa é consulta marcada, então ela não pode prometer um horário que esteja ocupado.

O recomendado é o médico usar o Google Agenda. A assistente lê ali os horários livres e combina o escolhido com o paciente; a secretária lança e confirma.

Se a agenda fica no sistema da clínica (o Amigo, por exemplo), a assistente só enxerga os horários com a ponte construída pela Ágil, e a ponte depende de o Amigo liberar o acesso. Enquanto ela não existir, a agenda do médico precisa estar também no Google Agenda: sem agenda visível, o plano não é vendido.

Sobre o Amigo: ele libera acesso a parceiros (a Cloudia usa, com implantação de até 36 dias), mas não existe conexão pronta com o GoHighLevel.

O nome da assistente é o nome da secretária

A assistente atende com o nome da secretária da clínica. Para o paciente, é a Carla (ou o nome real de cada clínica) que está respondendo, do começo ao fim: a assistente fora do horário e nas horas corridas, a secretária quando assume. É o mesmo número, a mesma conversa e o mesmo nome, então a passagem de uma para a outra é invisível.

Por isso ela nunca escreve "vou te transferir" nem pede para a pessoa "aguardar um atendente". Quando um assunto precisa da secretária, a assistente responde como a própria secretária responderia: "Deixa eu ver isso direitinho pra você e já te respondo." Fora do horário: "Vou confirmar isso aqui e amanhã cedinho te dou retorno, tá?" Aí a secretária entra na mesma conversa e segue de onde parou.

A regra de honestidade: ela não afirma ser uma pessoa e não inventa detalhe pessoal ("tô no almoço"). Se o paciente perguntar de forma direta e sincera se está falando com um robô, ela responde a verdade, com leveza, e oferece a equipe: "Sou o atendimento digital da clínica e cuido dos agendamentos por aqui. Se preferir, alguém da equipe fala com você agora. Quer?"

Quando a secretária assume a conversa

A assistente conduz sozinha do primeiro "oi" até o horário combinado. A secretária só entra nestes casos:

A pessoa pede para falar com alguém, ou pede isso depois de saber que é atendimento digital.
Reclamação, insatisfação ou conflito.
Dúvida clínica que só o médico responde: resultado de exame, remédio, se o caso é grave.
Assunto de dinheiro fora do padrão: desconto, negociação, cobrança.
Sinal de emergência (dor no peito, falta de ar, sangramento forte, desmaio): a assistente orienta ligar para o SAMU 192 ou ir ao pronto-socorro na hora, para a conversa de agendamento e avisa a equipe.
A assistente tentou duas vezes e não resolveu. Exemplo: a pessoa pergunta se o plano cobre um exame específico, a assistente não tem essa informação na configuração, reformula, e a pessoa continua sem resposta. Na segunda tentativa sem sucesso, ela para de insistir e a secretária assume.

Ao passar, a assistente deixa na ficha um resumo do que foi conversado, para ninguém precisar perguntar tudo de novo.

Como a clínica é montada

Monta-se uma clínica-modelo completa — o texto da assistente, o quadro de etapas, as automações, os modelos de mensagem, o painel. Cada clínica nova é uma cópia dela.

Troca-se o nome do médico e da secretária, o endereço e os horários, os preços e o que cada consulta inclui, e o número de WhatsApp. O resto vem pronto. A montagem dos sistemas é feita pelos times de IA da Ágil; o levantamento das informações de cada médico e o treinamento ficam com o Alexandre (seção 15).

O que muda para a clínica, na prática

O número de WhatsApp continua o mesmo, no mesmo aparelho. No dia da virada, os computadores conectados àquele número caem uma vez e são reconectados em cinco minutos, lendo o código de novo — o mesmo que já se faz ao trocar de computador. A secretária passa a trabalhar pelo CRM, onde vê quem está esperando por ela, coisa que o WhatsApp não mostra, e lança os agendamentos combinados pela assistente, idealmente no mesmo dia. Antes de começar, recebe um treinamento on-line com o Alexandre, gravado no Zoom e disponível para consulta.

O Processo de Follow-up

O buraco número 2 da primeira seção resolvido por regra escrita, e não pela memória de ninguém.

O Processo de Follow-up tem quatro etapas, uma para cada momento do paciente. Quem manda as mensagens é a automação (seção 3), no horário certo e sem ninguém lembrar. Todas saem com o nome da secretária e precisam ser aprovadas inteiras pelo médico antes de a primeira sair.

As regras que valem para as quatro etapas

A pessoa respondeu: a sequência para na hora e a assistente retoma a conversa de onde parou.
A pessoa marcou: sai da etapa 1 e entra na etapa 2.
A pessoa pediu para parar: para tudo, na hora, e não volta.
Os dias contam a partir da última mensagem sem resposta.
Nenhuma mensagem repete o que a pessoa contou que sente. Assunto de saúde só aparece se a própria pessoa trouxer, na conversa.
Pelo Instagram, só dá para responder nas 24 horas seguintes à mensagem da pessoa. Por isso a assistente pede o WhatsApp na conversa do Direct, e o follow-up segue pelo WhatsApp.

Etapa 1 — quem conversou e não marcou

São duas trilhas, porque a dúvida de quem vai pagar particular não é a mesma de quem vai usar o convênio. A trilha sai da origem do anúncio ou da resposta da pessoa.

**Trilha particular.** Cada mensagem traz um assunto novo; nenhuma é cobrança repetida.
Mensagem	Quando	O que diz	Custo
1	No mesmo dia, cerca de 2 horas depois	Retoma a pergunta que ficou sem resposta, com outras palavras	R$ 0,00
2	1 dia depois	Como é a consulta: quanto dura, o que inclui e o retorno incluso	R$ 0,05
3	3 dias depois	Quem é o médico: formação e registro, avaliações no Google e um vídeo dele explicando como atende	R$ 0,05
4	5 dias depois	Quanto custa no total: valor, retorno incluso, nota para pedir reembolso ao convênio e formas de pagamento	R$ 0,05
5	10 dias depois	Um horário concreto: "Tenho quinta às 14h. Quer que eu separe pra você?"	R$ 0,05
6	20 dias depois	Encerramento: "Essa é minha última mensagem por aqui, pra não te incomodar. Quando quiser, é só me chamar."	R$ 0,05
7	Uma vez por mês	Um conteúdo útil (vídeo, dica, mito e verdade), sem oferta. Opcional, combinado com cada médico	R$ 0,34

**Trilha convênio.** A resposta sobre o plano vai sempre na primeira linha.
Mensagem	Quando	O que diz	Custo
1	Na primeira resposta	"Sim, o Dr. atende [plano]." Já oferece dois horários e pede foto da carteirinha e do documento. Se o plano não é aceito, explica o particular com nota para reembolso, e a pessoa passa para a trilha particular	R$ 0,00
2	1 dia depois	Guia e autorização: a clínica cuida disso, a pessoa só leva carteirinha e documento	R$ 0,05
3	3 dias depois	A consulta pelo convênio tem o mesmo tempo da particular; onde fica e onde estacionar	R$ 0,05
4	7 dias depois	Abriu um horário (só se abriu de verdade) ou oferece a lista de encaixe	R$ 0,05
5	15 dias depois	Encerramento, com o caminho para voltar quando quiser	R$ 0,05

Etapa 2 — quem marcou, para não faltar

Contada a partir da **data da consulta**, não da conversa.
Mensagem	Quando	O que diz	Custo
1	Assim que o horário é lançado	A confirmação: data, hora, endereço com mapa e o que levar	R$ 0,00
2	1 dia antes	Pede para confirmar respondendo SIM, ou avisar se precisa remarcar. Sem resposta em algumas horas, vai um lembrete	R$ 0,05
3	2 a 3 horas antes	"Te esperamos hoje às 14h. Chega uns 10 minutinhos antes, tá?"	R$ 0,05
4	No mesmo dia, se faltou	"Sentimos sua falta hoje! Aconteceu algo? Posso ver um novo horário pra você essa semana?"	R$ 0,05

Se a pessoa pede para remarcar, a assistente combina o novo horário e a secretária lança na agenda. Remarcação não conta como falta: sai da conta de ausência e entra como compromisso novo. É isso que deixa o comparecimento medido de verdade, sem contar a mesma pessoa duas vezes.

Etapa 3 — depois da consulta

Contada a partir da consulta realizada.
Mensagem	Quando	O que diz	Custo
1	1 dia depois	Pergunta como a pessoa está e se ficou dúvida sobre as orientações. Dúvida clínica vai para a secretária levar ao médico: a assistente não responde	R$ 0,05
2	7 dias depois	Se conseguiu seguir os próximos passos: marcar exame, marcar retorno	R$ 0,05
3	7 dias antes do retorno	Oferece dois horários para o retorno. A data do retorno vem do médico, nunca de conta feita pela assistente	R$ 0,05
4	30 dias depois	Pede uma avaliação no Google, com o link. Nunca oferece brinde ou desconto em troca	R$ 0,05

Etapa 4 — reativação da base de pacientes

Toda clínica já tem um ativo parado: quem já entrou em contato e não marcou, e quem consultou e não voltou. O CRM do GoHighLevel faz esse trabalho: importa a lista de contatos antigos da clínica, separa por tipo (conversou e não marcou, consultou e não voltou para o retorno) e dispara uma mensagem aprovada para cada grupo. Quem responde cai na assistente, que conduz até marcar, como qualquer paciente novo.

Duas condições

Só para quem autorizou receber mensagens da clínica, como manda a LGPD. E essa mensagem é de categoria promocional para o WhatsApp: custa cerca de R$ 0,34 por envio, e mensagem promocional em excesso é o que gera denúncia.

Por isso a reativação é feita em lotes pequenos, combinada com cada médico, e não entra no custo mensal fixo: uma lista de 100 contatos custa cerca de R$ 34,00 por disparo.

No máximo, quantas mensagens cada pessoa recebe

Trilha particular: 6 mensagens em 20 dias, mais o conteúdo mensal, se o médico quiser.
Trilha convênio: 5 mensagens em 15 dias.
Quem marcou: até 4, todas sobre a consulta.
Depois da consulta: até 4 em 30 dias, fora o aviso de retorno.

Quem responde em qualquer ponto sai da sequência na hora. Esses números são o teto, não a regra.

Em miúdos — por que a primeira mensagem é de graça e as outras custam R$ 0,05

Nas 24 horas depois da última mensagem da pessoa, o WhatsApp deixa a clínica escrever o que quiser, sem custo. Passado esse prazo, só se pode escrever com um modelo aprovado: um texto que o próprio WhatsApp aprova antes e que custa cerca de R$ 0,05 por envio, na categoria de utilidade.

Quem decide a categoria é o WhatsApp. Modelo que ele classificar como promocional é reescrito antes de entrar no ar, porque promocional custa cerca de R$ 0,34 e é o tipo de mensagem que gera denúncia. Denúncia não derruba a mensagem: derruba o número da clínica inteiro. As únicas promocionais são as duas opcionais (o conteúdo mensal e a reativação), e só com autorização.

O custo do Processo de Follow-up

R$ 16,75 por clínica por mês, estimado no volume de 95 conversas mensais. É a quarta linha da tabela de custos da seção 11.

A conta: 50 pessoas na etapa 1 recebendo em média 4 mensagens pagas (200), 25 consultas marcadas com cerca de 2 mensagens pagas (55) e 20 consultas realizadas com 4 (80). São 335 mensagens × R$ 0,05 = R$ 16,75. O conteúdo mensal e a reativação ficam fora, porque são opcionais e dependem do tamanho da lista.

Perfil do paciente ideal e jornada do paciente

Descobrir, para cada médico, quem são os pacientes que de fato fecham e quanto tempo levam para decidir, e fazer os anúncios irem atrás de mais gente assim.

Em uma frase: o sistema anota algumas características de cada paciente e o que aconteceu com ele depois. Com o tempo, dá para ver quais características aparecem em quem fecha. Esse retrato é o perfil ideal daquele médico.

A história de uma paciente, do começo ao fim

A Maria tem 52 anos, é professora e mora em Boa Viagem. Vê o anúncio e chama no WhatsApp.
A assistente conversa e tira as dúvidas. No meio do atendimento, pergunta a idade, a profissão, o bairro e se ela decide sozinha pelo tratamento.
A Maria responde que decide com o marido. A assistente sugere um horário em que os dois possam ir juntos.
Tudo isso fica anotado na ficha da Maria, no CRM.
Ela consulta. Depois, a secretária marca na ficha: "operou — R$ 27.500".

A Maria é um exemplo para mostrar o caminho, não uma paciente real.

O que a assistente pergunta

As perguntas são combinadas com cada médico na implantação, porque o que importa para um cirurgião não é o que importa para um oftalmologista. A lista de partida:

idade;
escolaridade;
profissão;
bairro e cidade;
condição de pagar: se o valor da consulta ou do procedimento cabe no orçamento;
se decide sozinho ou depende de alguém. Se depende do cônjuge, a assistente sugere um horário em que os dois possam ir juntos.

Por que a última pergunta pesa tanto

Caso real, contado pelo Dr. Caio: uma cirurgia de R$ 27.500 se perdeu porque quem decidia junto com a paciente não foi à consulta. Depois, viu só o preço e achou caro. Com a pergunta feita antes, a assistente já sugere o horário em que os dois possam estar.

O que ela nunca pergunta

Nada de saúde entra no perfil. E quem não quiser responder não responde: a assistente não insiste.

O que acontece por trás

Cada vez que a ficha muda (agendou, consultou, operou, desistiu), o sistema manda uma cópia dessas informações para o banco de dados da Ágil: um arquivo organizado, só nosso, onde ficam guardados todos os pacientes de cada médico. Ele fica no servidor da Ágil na Cloudflare, o mesmo que a agência já usa.

Ali, uma conta automática separa os pacientes por característica e calcula a taxa de fechamento de cada uma.

Taxa de fechamento

De cada 100 pacientes com aquela característica, quantos fecharam.

**Números ilustrativos**, só para mostrar como a conta funciona.
Característica	Pacientes	Operaram	Taxa
Decide sozinho	20	8	40%
Depende do cônjuge	15	1	7%
Mora em Boa Viagem ou nas Graças	12	5	42%
Mora fora da Região Metropolitana	10	1	10%

A tabela, linha a linha

Dos 20 pacientes que decidem sozinhos, 8 operaram: 40%.
Dos 15 que dependem do cônjuge, só 1 operou: 7%. Ou seja, quem decide sozinho fecha quase 6 vezes mais.
Dos 12 que moram em Boa Viagem ou nas Graças, 5 operaram: 42%.
Dos 10 que moram fora da Região Metropolitana, 1 operou: 10%.

Como sai o perfil ideal

Juntando as características que mais fecham, por exemplo decide sozinho + mora em Boa Viagem ou nas Graças + profissional liberal, temos o retrato do paciente que mais fecha com aquele médico. Esse é o perfil ideal. A tabela de cada médico tem uma linha para cada pergunta feita; aqui aparecem só quatro.

Para que serve, na prática

Nos anúncios, e sozinho. O próprio CRM manda para a Meta a lista de quem agendou e fechou, e ela passa a mostrar o anúncio para gente parecida. Também manda para a Meta e para o Google cada agendamento e cada fechamento, com o valor. O YouTube recebe junto com o Google, porque os anúncios de YouTube rodam na conta do Google. O servidor da Ágil manda as mesmas informações em paralelo, como segunda via. O ajuste das campanhas é automático: com esses dados, os algoritmos do Google, da Meta e do YouTube passam a procurar sozinhos gente com o perfil de quem agenda. Ninguém precisa mexer à mão.
No atendimento. Quando chega um paciente novo com o perfil ideal, a ficha dele ganha a marca "prioridade", para a secretária ou o médico dar atenção especial, como ligar.
Na consulta. Quando o paciente depende de outra pessoa para decidir, a assistente já sugere o horário com o acompanhante. Evita a venda perdida por falta de quem decide.

A jornada do paciente: quanto tempo ele leva para decidir

Além de quem fecha, o sistema mostra como e em quanto tempo. O CRM grava a data e a hora de cada mudança na ficha, e o banco de dados da Ágil já recebe essas mudanças. A jornada sai da mesma base do perfil, sem custo a mais.

O que a jornada mede, e a pergunta que cada trecho responde.
Trecho	Pergunta que responde
Primeiro contato → agendamento	Quantos dias o paciente leva para decidir
Agendamento → consulta	Com quanta antecedência ele marca
Consulta → fechamento	Quanto tempo leva para aceitar o tratamento ou o procedimento
Mensagem que veio antes do agendamento	Qual etapa do Processo de Follow-up faz a pessoa decidir: a do preço, a do vídeo do médico, a do horário concreto
Anúncio e canal de origem	Se quem vem do Google decide mais rápido que quem vem do Instagram, por exemplo

Junto com o perfil, fica mais útil

Exemplo ilustrativo: "quem decide com o cônjuge leva 9 dias para agendar; quem decide sozinho, 2".

No Processo de Follow-up: se a maioria decide até o 3º dia, as mensagens se concentram nesse período.
Nos anúncios: o tempo que o anúncio segue aparecendo para quem já clicou acompanha o tempo real de decisão.
No painel do médico: "de cada 10 que chegam, 4 marcam em até 5 dias".

Dois cuidados

O número usado é a mediana, não a média: é o tempo do paciente do meio da fila. Um paciente que volta depois de 60 dias puxa a média para cima e distorce o retrato; a mediana não muda por causa dele.

O dado nasce com o sistema ligado. Não há histórico antes disso, e o trecho consulta → fechamento depende de a secretária marcar o desfecho na ficha. Nos primeiros meses, como no perfil, são pistas.

Onde o médico vê

No painel dele, com a tabela do perfil e os tempos da jornada atualizados toda semana. O painel mostra os números somados por característica, nunca a ficha de um paciente nem o que ele escreveu.

Quem faz o quê.
Quem	O que faz
A Ágil	Define as perguntas com o médico na implantação (Alexandre) e constrói e mantém a conta do perfil, o envio automático para os anúncios e o painel (times de IA da Ágil).
Os anúncios	Recebem o perfil de quem agenda e fecha e se ajustam sozinhos para buscar mais gente assim.
A secretária	Só atualiza o desfecho na ficha, por exemplo "operou".

Limite honesto

O perfil só fica confiável com volume. Com 20 pacientes numa linha, 2 ou 3 fechamentos a mais ou a menos mudam a taxa inteira. Nos primeiros meses são pistas, que ficam mais firmes com o tempo.

E o que vai para a Meta e o Google segue as regras que as duas plataformas impõem a anunciantes de saúde: nenhum dado de saúde é enviado, e o envio é conferido na implantação de cada médico.

O que a assistente nunca faz

Os limites ficam escritos e assinados pelo médico antes de a primeira mensagem sair.

Nada de assunto clínico

Não opina sobre sintoma, não diz se o caso é urgente, não indica tratamento e não diz nem se o caso é da especialidade do médico — isso parece informação de balcão e é julgamento clínico disfarçado. Ela informa o que a clínica atende, e para aí.

Nada de promessa

Não promete resultado, não compara o médico com outro profissional, não dá desconto por conta própria. O conselho de medicina proíbe esse tipo de anúncio, e a punição não cai na agência — cai no registro do médico.

Nada de dado de saúde guardado

Quando a pessoa conta o que sente, a assistente acolhe, não opina e segue para o agendamento: quem avalia é o médico, na consulta. Não repete, não resume e não guarda em ficha nenhuma o que foi dito, e nenhuma mensagem de follow-up toca no assunto. Se a pessoa faz uma pergunta clínica que só o médico responde, a conversa vai para a secretária.

Quando a assistente sai da conversa

Ela sai só da conversa daquele paciente. As mensagens automáticas param para ele, a conversa passa para a secretária, e o sistema segue funcionando normalmente para todos os outros. Acontece quando:

acontece um dos seis casos da seção 5 (pedido de falar com alguém, reclamação, dúvida clínica, dinheiro fora do padrão, emergência ou duas tentativas sem resolver);
a pessoa pede para parar de receber mensagens: o retorno para na hora, e ela continua podendo escrever quando quiser;
a pessoa denuncia a conversa no WhatsApp: tudo para para ela, inclusive o retorno.

O único caso em que a assistente pausa para todos

Se a própria assistente escrever uma frase de assunto clínico ou prometer resultado, a agência pausa a assistente no mesmo dia, corrige e religa. Nada se perde: fichas, conversas e histórico ficam onde estão, e nesse intervalo a secretária atende pelo WhatsApp como sempre. O mesmo vale se o WhatsApp avisar queda na qualidade do número: o retorno automático pausa até o número se recuperar, e o atendimento continua.

Nas duas primeiras semanas, todas as conversas são lidas uma por uma. Depois, uma amostra todo mês.

Quem acessa o quê

Três pessoas, três níveis. O médico não entra no sistema em nenhum dos dois planos.

Quem toca o quê, depois que tudo está no ar.
Quem	O que acessa	O que NÃO acessa
O médico	O painel, e só. Abre quando quiser, escolhe o período (a semana, o mês, os últimos 3 meses) e vê quantos chegaram, quantos foram respondidos, quantos receberam preço e quantos marcaram.	Não entra no sistema. Não vê conversas, automações, modelos de mensagem nem configuração.
A secretária	O CRM: as conversas e a ficha de cada paciente. Vê quem está esperando por ela, assume a conversa, lança o agendamento combinado pela assistente e marca o desfecho em um clique.	Não mexe em configuração nem em automação, não chega nos modelos de mensagem.
A agência	O sistema inteiro: conversas, fichas, quadro de etapas, automações, modelos de mensagem e histórico.	Acesso completo — é o instrumento de trabalho dela.

As três travas do painel do médico

Mostra contagem, etapa e o perfil do paciente ideal somado, nunca conteúdo de conversa nem dado de saúde. O que o paciente escreveu não entra em tela nenhuma, e o perfil do paciente ideal aparece somado por característica, nunca paciente por paciente.
Nenhuma tela diz que a campanha gerou consulta. O painel mostra o que foi contado, não o que foi causado.
O tempo de resposta da assistente não aparece como tempo de atendimento. Máquina responde em segundos, e isso não é a clínica atendendo rápido.

A condição de venda deste plano

A clínica precisa ter uma secretária para lançar na agenda, pelo CRM, os horários que a assistente combinou, e a agenda do médico precisa estar visível para a assistente (Google Agenda, ou o Amigo quando a ponte existir). Não há horário fixo de checagem, mas o paciente já considera a consulta marcada: o ideal é lançar e confirmar no mesmo dia.

Em miúdos — por que o cliente fica

Quando um cliente sai hoje, ele leva tudo: a conta de anúncios é dele, os criativos são dele, o WhatsApp é dele. A agência é substituível por desenho.

Aqui, o número de telefone e o endereço do site continuam sendo da clínica — isso é correto e não se negocia. Mas o CRM, com a ficha de cada paciente, e todos os sistemas próprios da Ágil (o banco de dados, o painel, a análise do perfil do paciente ideal, a segunda via de envio para os anúncios, a ponte com a agenda e o site, hospedado na Cloudflare da Ágil), mais o texto da assistente e os modelos aprovados, vivem na conta da agência. Quem sai leva o telefone e volta a ter uma caixa de mensagens onde tudo se perde.

Quanto o cliente paga

Um número só por mês. A montagem tem um valor de referência, é bonificada e não é cobrada.

O que o cliente vê na proposta.
Item	Preço de tabela	Piso de negociação
Mensalidade	R$ 3.900,00	R$ 3.500,00
Montagem (valor de referência: R$ 2.400,00)	Bonificada	Bonificada
Prazo	6 meses	6 meses
Total do contrato	R$ 23.400,00	R$ 21.000,00

Em miúdos — o que são os R$ 2.400 da montagem

É só uma base de quanto custaria montar tudo, para o médico ter ideia do valor do que está recebendo. Na proposta ele aparece como bonificado: está incluso, e o médico não paga nada a mais por ele.

Esse valor não é cobrado, não é abatido da mensalidade e não entra como custo em nenhuma conta deste documento. O motivo: a montagem dos sistemas é feita pelos times de IA da Ágil, e o que ela usa (a assinatura do Claude, o pacote de ferramentas de IA) a agência já paga hoje, com ou sem este serviço.

A função do número é mostrar ao médico o valor do que ele recebe sem pagar.

Quanto sai por mês, linha a linha

Cinco linhas, cada uma ligada a uma peça da seção 3, com periodicidade e origem do número.

Custo direto de **cada clínica atendida**. Não inclui a assinatura fixa da agência, que está na seção 14.
Linha	O que é	Periodicidade	Origem do número	Valor
Plano da assistente	A cota de respostas da IA de atendimento daquela clínica, dentro da plataforma	mensal, por clínica	Estimativa — é a linha que decide esta conta (seção 17)	R$ 266,19
Linha de WhatsApp	A conexão do número do consultório ao sistema. O Direct do Instagram entra sem custo extra	mensal, por clínica	Preço de tabela	R$ 53,24
Processamento das conversas	O custo de a assistente ler, ouvir e escrever	mensal, por uso	Estimativa	R$ 2,73
Mensagens do Processo de Follow-up	As mensagens aprovadas das etapas 1, 2 e 3 (seção 6)	mensal, por uso	Estimativa	R$ 16,75
Avisos que alimentam o painel	Cada evento do sistema que abastece o banco de dados e a tela do médico	mensal, por uso	Estimativa	R$ 30,35
Custo mensal por clínica				R$ 369,26

Em miúdos — por que este plano custa menos

Aqui a assistente consulta a agenda, oferece o horário livre e passa a conversa para a secretária, que agenda de fato. Ela conversa menos, cabe no plano menor da assistente e gera menos processamento e menos avisos.

Três das cinco linhas variam com o movimento da clínica. Os valores foram calculados sobre 95 conversas por mês, o volume medido na única clínica da carteira que tem essa contagem. É uma observação só, não média de mercado.

O que não entra nesta conta, e por quê

A montagem, o trabalho dos times de IA da Ágil e as ferramentas que eles usam (assinatura do Claude, pacote de ferramentas de IA) já são pagos pela agência hoje. Não são custo novo deste serviço, então não aparecem aqui.

Quanto sobra

A subtração inteira, nas duas pontas de preço. Primeiro por cliente, depois com a assinatura fixa da agência.

Por cliente, por mês.
Conta	A R$ 3.900	A R$ 3.500
Mensalidade recebida	R$ 3.900,00	R$ 3.500,00
− Custo mensal da clínica (seção 11)	− R$ 369,26	− R$ 369,26
Sobra por cliente	R$ 3.530,74	R$ 3.130,74

R$ 3.530,74

por cliente, por mês, no preço de tabela.
No piso de negociação: R$ 3.130,74.

Descontando a assinatura fixa da agência

Acima de tudo isso existe a assinatura da plataforma, que a agência paga exista cliente ou não: R$ 516,41 por mês. Ela não é por clínica — é do escritório, e atende todas.

Com a assinatura inteira jogada sobre o primeiro cliente, que é a leitura mais dura possível.
Conta	A R$ 3.900	A R$ 3.500
Sobra por cliente	R$ 3.530,74	R$ 3.130,74
− Assinatura fixa da agência	− R$ 516,41	− R$ 516,41
Resultado com um cliente só	R$ 3.014,33	R$ 2.614,33

A resposta à primeira pergunta que se faz

Um cliente já paga a estrutura inteira

Mesmo no piso de R$ 3.500, o primeiro cliente cobre a assinatura da agência e ainda deixa R$ 2.614,33 por mês. Não existe combinação de plano e preço em que o primeiro contrato dê prejuízo.

Como se compara com o outro plano

O mesmo preço. A diferença está em quem agenda de fato, e isso muda o custo.

Os dois planos lado a lado.
Ponto	Ágil Recepção Clínica com secretária	Ágil Recepção Médico sem secretária
Mensalidade	R$ 3.900,00	R$ 3.900,00
Custo mensal	R$ 369,26	R$ 621,19
Sobra por cliente	R$ 3.530,74	R$ 3.278,81
Nome da assistente	O da secretária da clínica	Um nome de atendente escolhido pelo médico
Consulta a agenda real	Sim	Sim
O que a assistente faz com a agenda	Consulta, oferece o horário livre e passa para a secretária	Consulta, oferece o horário e agenda sozinha
Quem agenda de fato	A secretária, pelo CRM	A própria assistente
Condição para vender	Ter secretária e agenda visível para a assistente	Agenda no Google Agenda e marcação automática testada

O Ágil Recepção Médico rende R$ 251,93 por mês a menos pelo mesmo preço, porque a assistente conversa até agendar e precisa do plano maior. Os dois dão lucro com folga. O que decide qual vender é o cliente: clínica com recepção leva o Ágil Recepção Clínica; médico que atende sozinho, em clínica de terceiros, leva o Ágil Recepção Médico.

Quantos clientes pagam a estrutura

Um. E a conta de 1 a 5 clientes mostra como o resultado cresce.

Resultado acumulado da agência por mês, no preço de tabela, conforme entram clientes.
Clientes	Sobra somada	Assinatura da agência	Resultado
1 cliente	R$ 3.530,74	− R$ 516,41	R$ 3.014,33
2 clientes	R$ 7.061,48	− R$ 516,41	R$ 6.545,07
3 clientes	R$ 10.592,22	− R$ 1.581,18	R$ 9.011,04
4 clientes	R$ 14.122,96	− R$ 1.581,18	R$ 12.541,78
5 clientes	R$ 17.653,70	− R$ 1.581,18	R$ 16.072,52

Como a conta acontece

Cada cliente novo soma R$ 3.530,74, que é o que sobra dele depois de pagar o custo da própria clínica (seção 12). Por isso a coluna "Sobra somada" cresce sempre do mesmo tanto.
A assinatura da agência é uma só para todos. Com 1 ou 2 clientes, a agência fica na assinatura de entrada, de R$ 516,41.
No terceiro cliente, a assinatura sobe de degrau, para R$ 1.581,18, porque a de entrada comporta até 2 clientes. O degrau custa R$ 1.064,77 a mais por mês, e o próprio terceiro cliente paga isso, no mesmo mês em que entra.
Do quarto em diante, a assinatura não sobe mais: a de R$ 1.581,18 comporta clínicas sem limite de quantidade. Cada cliente novo entra quase inteiro no resultado.

A regra: só subir de assinatura depois de o terceiro contrato estar assinado.

O que a agência assume de trabalho

Quem faz o quê na montagem e no dia a dia.

A montagem, feita uma vez por cliente

Com o Alexandre, porque depende de conversa com o médico:

Levantar os serviços e a folha de preços do consultório: cada consulta, cada exame, o que está incluso.
Levantar com o médico as perguntas do perfil do paciente ideal e os requisitos do atendimento dele.
Escrever e colher a assinatura do médico sobre o que a assistente pode e não pode dizer.
Dar o treinamento inicial, on-line, para a secretária: como usar o CRM e o painel. O treinamento é gravado no Zoom, que a agência já usa, e a gravação fica disponível para consulta, para não precisar ser repetido.

Com os times de IA da Ágil, a partir do que o Alexandre levantou:

Criar o espaço do consultório na plataforma, copiado da clínica-modelo, e conectar o WhatsApp e o Instagram.
Escrever a assistente daquele consultório: o que ela diz, em que ordem, e quando passa a conversa.
Montar o quadro de etapas do CRM e as automações do Processo de Follow-up.
Ligar a ficha ao banco de dados da Ágil e submeter à aprovação os modelos de mensagem.
Construir o site do consultório, na Cloudflare, e o painel do médico.
Ligar a assistente à agenda do médico, para ela enxergar os horários livres.

O trabalho que se repete todo mês

Ler as conversas: todas nas duas primeiras semanas, depois uma amostra por mês, e corrigir a assistente.
Acompanhar os números e conversar com o médico quando algo sai da faixa.
O ajuste das campanhas pelo perfil do paciente ideal é automático: o sistema manda para o Google, a Meta e o YouTube quem agenda e fecha, e os algoritmos passam a buscar gente parecida sozinhos.
Cuidar do tráfego pago no Google, no YouTube e no Meta, os três juntos — criar as campanhas, acompanhar e ajustar. Está incluído neste preço: é o mesmo trabalho que a agência já entrega hoje por R$ 1.200 por mês. Por fora fica só a verba dos anúncios, que o médico paga direto ao Google e ao Meta.

O que pode dar errado, e quanto custa

O risco concreto é o cliente cancelar antes do sexto mês. A cláusula de saída cobre isso.

O contrato é de 6 meses, e a montagem de R$ 2.400 é bonificada por causa desse prazo. Se o cliente sai antes, a agência já fez a montagem, o levantamento e o treinamento, e deixa de receber os meses que faltam.

A regra da multa

20% sobre o valor que falta do contrato, no mês em que o cliente cancela. Quanto mais tarde ele sai, menor a multa.

Exemplo: contrato de R$ 3.900 por mês, cancelado no fim do mês 2. Faltam 4 meses × R$ 3.900 = R$ 15.600. A multa é 20% disso: R$ 3.120.

A multa, conforme o mês em que o cliente cancela.
Cancela no fim do	Meses que faltam	A R$ 3.900	A R$ 3.500
mês 1	5	R$ 3.900,00	R$ 3.500,00
mês 2	4	R$ 3.120,00	R$ 2.800,00
mês 3	3	R$ 2.340,00	R$ 2.100,00
mês 4	2	R$ 1.560,00	R$ 1.400,00
mês 5	1	R$ 780,00	R$ 700,00
mês 6	0	R$ 0,00	R$ 0,00

Decidido

A cláusula entra no contrato e aparece na proposta, em uma linha da tabela de investimento. Para o médico é simples de entender: quem cumpre os 6 meses não paga multa nenhuma.

O que ainda não se sabe

Uma lacuna de custo, explicada passo a passo, e o que falta confirmar no teste da plataforma.

Lacuna · quantas respostas a assistente gasta por conversa

É o que decide o custo da primeira linha da seção 11

A assistente é paga por plano, dentro da plataforma. O plano menor custa R$ 266,19 por mês e dá direito a 1.000 respostas da assistente por mês. O plano maior custa R$ 498,95 e não tem limite.
Cada mensagem que a assistente manda é uma resposta. Aqui ela para ao oferecer o horário, então a conversa é mais curta: cerca de 8 respostas.
A conta: 95 conversas × 8 respostas = 760, que cabem no plano menor, com folga. Só com mais de 10 respostas por conversa (ou mais de 125 conversas por mês) a clínica passaria do limite.
Este documento usa o plano menor, que é o que a conta indica.

O efeito na conta, por cliente, no preço de tabela.
Cenário	Plano da assistente	Custo mensal	Sobra a R$ 3.900
Até 1.000 respostas/mês (a usada aqui)	Menor	R$ 369,26	R$ 3.530,74
Acima de 1.000	Maior	R$ 602,02	R$ 3.297,98

Como se resolve: contando as respostas de 20 a 25 conversas na primeira semana do primeiro cliente. Não é pesquisa, é contagem.

O que falta confirmar no teste da plataforma, até 18/10

A assistente entende bem áudio em português e responde certo.
O Direct do Instagram entra na mesma caixa e a assistente responde nele.
As respostas do perfil do paciente ideal ficam gravadas na ficha, pela automação.
A lista de quem agendou vai sozinha para a Meta, e os agendamentos para o Google.
A assistente lê a agenda real sem oferecer horário ocupado.

O que NÃO está em dúvida

Os preços de tabela da plataforma: lidos na fonte, com dólar e imposto somados.
A aritmética deste documento inteiro: todas as somas estão abertas nas tabelas e podem ser refeitas na calculadora.
Que um cliente paga a estrutura, inclusive no piso de R$ 3.500.

O que precisa ser decidido

Cinco condições. Nenhuma impede vender; todas tiram um ponto cego.

As cinco condições, com quando cada uma vence.
#	O que precisa ser resolvido	Quando
1	Pôr no contrato a cláusula de saída: multa de 20% sobre o valor restante (seção 16).	Antes do primeiro contrato assinado
2	Contar as respostas por conversa na primeira semana de operação (seção 17).	Primeira semana do primeiro cliente
3	Confirmar que a assinatura de entrada aceita a assistente por clínica. É leitura de documentação, ainda não testada.	Antes de mudar o plano, em 14/10
4	Testar a agenda nos dois planos — a assistente lê a agenda real e nunca oferece horário ocupado? No Ágil Recepção Médico, também marca sozinha?	Antes da primeira venda
5	Testar no GoHighLevel o áudio em português, o Direct do Instagram, os campos do perfil e o envio para a Meta e o Google.	Até 18/10, dentro do teste

O veredito, em uma linha

Cabe. Um cliente paga a estrutura inteira da agência e ainda deixa R$ 3.014,33 por mês no preço de tabela. Com 5 clientes deste plano, o resultado é de R$ 16.072,52 por mês.

A proposta que vai ao médico

O texto integral, palavra por palavra, do jeito que o cliente vai receber.

Por que esta seção existe: é o texto exato que o médico vai ler, com o preço escrito e os compromissos que a agência assume por escrito. É aqui que se confere se o que foi explicado nas 18 seções acima é o que está sendo prometido ao cliente — se algo divergir, é a proposta que vale, porque é ela que o médico recebe.

Antes de ler, dois avisos

Os trechos entre colchetes são campos a preencher, não erro de digitação: [dr(a). sobrenome], [clínica], [especialidade] e [local] são trocados em cada cliente antes do envio.
Nada aqui foi resumido. É a reprodução integral do arquivo, com 427 palavras: cabe em uma página, de propósito.

Assunto: Proposta Ágil Recepção para a [clínica]

Ágil Recepção: todo paciente respondido na hora, e o perfil de quem fecha com você

[dr(a). sobrenome], segue a proposta para a [clínica], em uma página.

O que resolve

Hoje	Com a Ágil Recepção
Quem escreve à noite ou no fim de semana fica sem resposta	Resposta na hora, a qualquer hora, no WhatsApp e no Instagram
Quem pergunta o preço e some é esquecido	Follow-up automático até a pessoa marcar ou pedir para parar
Ninguém sabe quantos procuraram e quantos marcaram	Painel com os números, no celular, quando você quiser
Ninguém sabe que perfil de paciente fecha com você	Perfil do paciente ideal, enviado aos anúncios para trazer mais gente assim

O que está incluso

Anúncios no Google, no YouTube e no Meta: criação, acompanhamento e ajuste.
Assistente no WhatsApp e no Instagram, com o nome da sua secretária: responde texto e áudio, tira dúvidas, consulta a sua agenda, oferece o horário livre e passa a conversa para a secretária, que agenda e confirma.
Follow-up automático: para quem conversou e não marcou, lembrete para quem marcou e acompanhamento depois da consulta.
CRM: a ficha de cada paciente e a etapa em que ele está.
Site do consultório.
Painel com os números, o perfil do paciente ideal e a jornada do paciente: quem mais fecha com você e quantos dias ele leva para decidir.
Treinamento on-line comigo para a secretária, gravado para consulta sempre que precisar.

O que a assistente nunca faz

Não dá diagnóstico, não indica tratamento e não promete resultado.
Dúvida clínica e emergência vão para a sua equipe na hora.
As regras dela são aprovadas por você antes de começar.

O que eu preciso da clínica

Ler um QR code no celular da clínica, uma vez. O número continua o mesmo.
Os preços e o que cada consulta inclui.
A sua agenda no Google Agenda, para a assistente ver os horários livres.
A secretária agendar pelo CRM, no mesmo dia, os horários oferecidos pela assistente.

Investimento

Item	Valor
Mensalidade: anúncios, assistente, follow-up, CRM, site, painel e treinamento	R$ 3.900
Montagem	R$ 2.400, bonificada: já inclusa, sem custo para você
Prazo	6 meses
Verba dos anúncios	Paga por você, direto ao Google e à Meta
Saída antes de 6 meses	Multa de 20% sobre o valor restante do contrato

Eu prometo atendimento rápido e os números à sua disposição. Quantidade de pacientes eu não prometo.

Próximo passo

Me responde e eu te mando o contrato.

Alexandre Siqueira